Zásady zpracování osobních údajů

My, společnost GEOSAN DEVELOPMENT s.r.o. se sídlem U Nemocnice 430, Kolín III, 280 02 Kolín, IČO 035 93 541, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 234020 (dále jen „Společnost“), jako správce osobních údajů, Vás, tedy naše uživatele a zájemce o naše služby, kteří se prostřednictvím naší Společnosti rozhodli využít naše realitní služby, návštěvníky těchto webových stránek, obchodní partnery a případně i jejich zástupce či jiné kontaktní osoby (společně také „Vy“) tímto informujeme zejména o tom:

(i)         jaké Vaše osobní údaje o Vás při naší činnosti zpracováváme;

(ii)        k jakým účelům a jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme;

(iii)      komu a proč Vaše osobní údaje předáváme;

(iv)      odkud jsme Vaše osobní údaje získali; a

(v)       jaká máte práva v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů.

Tyto zásady jsme vydali a uveřejnili v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) za účelem splnění naší informační povinnosti správce Vašich osobních údajů dle článků 13 a 14 GDPR. Pokud k těmto zásadám budete mít jakékoli dotazy, neváhejte nás kontaktovat, například prostřednictvím e-mailové adresy [gdpr@geosan-development.cz]. Vaše osobní údaje mohou být předávány i ostatním společnostem skupiny GEOSAN do které naše Společnost náleží.

1. Jaké kategorie Vašich osobních údajů zpracováváme

Abychom Vám mohli řádně poskytovat naše kompletní realitní služby a související služby, zpracováváme o Vás tyto kategorie osobních údajů, avšak vždy zpracováváme pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro konkrétní účel:

1.1 Základní osobní identifikační údaje

Tato kategorie zahrnuje především údaje, které jsou nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy mezi námi a Vámi.

• akademický titul
• jméno a příjmení
• datum a místo narození
• rodné číslo
• adresa trvalého pobytu a/nebo adresa bydliště
• IČO, DIČ
• funkce fyzické osoby jednající za právnickou osobu
• adresa sídla nebo místa podnikání
• fakturační adresa
• druh a čísla předložených identifikačních dokladů – pouze za účelem uzavření smlouvy
• identifikační údaje Vašeho zástupce nebo kontaktní osoby, kterou určíte
• podpis

1.2 Kontaktní údaje

Tato kategorie zahrnuje údaje, které používáme pro komunikaci s Vámi o našich službách.

• kontaktní telefonní číslo
• kontaktní e-mailová adresa

1.3 Údaje o službách, finanční údaje a údaje o transakcích

Tato kategorie zahrnuje údaje související s Vaším využitím našich kompletních realitních služeb a souvisejících služeb.

• druh a specifikace poskytované služby
• údaje o využití poskytované služby

1.4 Údaje ukládané v souvislosti s provozováním webu

Tato kategorie zahrnuje údaje, k jejichž zpracovávání dochází v souvislosti s užíváním našich webových stránek:

• údaje o aktivitě na stránkách (cookies)
• IP adresa a další technické údaje o zařízení, ze kterého jsou stránky prohlíženy
• data získaná z analytických nástrojů (např. Google Ads nebo Google Analytics)

Více informací se dočtete v článku 8 těchto yásad zpracování osobních údajů.

1.5 Ostatní údaje objevující se v souvislosti s naší činností

V souvislosti s poskytováním našich služeb od Vás můžeme nahodile obdržet a zpracovávat další druhy osobních údajů, které souvisí se specifiky dané poskytované služby, avšak nelze je předem vymezit. V těchto konkrétních případech Vás budeme informovat individuálně v rozsahu stanoveném články 13 a 14 GDPR.

2. K jakým účelům a na jakém právním základě Vaše osobní údaje zpracováváme

Ke každému zpracování Vašich osobních údajů máme platný právní základ (titul) vyhovující požadavkům GDPR, který nás opravňuje Vaše osobní údaje zpracovávat. Osobní údaje vždy zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro konkrétní účel, kterým může být:

2.1 Zpracování pro plnění našich zákonných a smluvních povinností

Pokud máte zájem o naše služby, je nutné nám poskytnout Vaše osobní údaje. Bez poskytnutí a zpracovávání osobních údajů k těmto účelům bychom Vám nemohli naše služby vůbec poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme mít Váš souhlas ani nemůžeme vyhovět Vaší žádosti o jejich smazání.

Jedná se zejména o tyto konkrétní účely zpracování:

• procesy spojené s Vaší identifikací a kontaktováním pro účely uzavření a plnění smluv (např. registrace na prohlídky nemovitostí, realitní poradenství při výběru nemovitosti, uzavření kupní smlouvy);
• uzavření kupní smlouvy nebo jiné smlouvy související s realitními službami, které Společnost poskytuje;
• plnění smlouvy uzavřené se Společností a vedení evidence;
• péče o zákazníky za účelem vyřešení žádostí/podnětů/stížností zákazníků;
• plnění našich zákonných účetních a daňových povinností; a
• plnění našich povinností v trestněprávní oblasti, včetně např. těch vztahujících se k opatřením proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu.

Osobní údaje pro tyto výše uvedené účely zpracováváme pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění konkrétních povinností a po dobu stanovenou právními předpisy nebo nutnou ke splnění příslušné smluvní povinnosti.

2.2 Zpracování k ochraně našich oprávněných zájmů

Osobní údaje zpracováváme také, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů. Vždy před zahájením daného zpracování pečlivě zvažujeme, jestli náš oprávněný zájem převažuje nad Vašimi právy a svobodami. K tomuto zpracování nepotřebujeme Váš souhlas, nicméně máte kdykoli možnost se na nás obrátit a podat proti zpracování Vašich osobních údajů námitku.

Jedná se zejména o tyto konkrétní účely zpracování:

• přímý marketing, tj. zasílání informací (obchodních sdělení) našim stávajícím zákazníkům v souvislosti s nabídkou našich služeb; z takových obchodních sdělení je vždy zřejmé, že pochází od nás, a můžeme Vám je zasílat jen do té doby, než proti tomuto vyslovíte námitku odhlášením se z odběru obchodních sdělení;
• předávání Vašich osobních údajů pro vnitřní administrativní účely v rámci naší skupiny společností GEOSAN – tuto informaci Vám sdělíme na vyžádání;
• sběr základních síťových identifikátorů návštěvníků webových stránek pro účely technické správy našich webových stránek a diagnostiky technických poruch webových stránek;
• vymáhání našich oprávněných nároků vůči našim dlužníkům a všechny s tím související právní a jiné úkony;
• v odůvodněných případech zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby našich práv.

2.3 Zpracovávání prováděné s Vašim souhlasem

Některá zpracování Vašich osobních údajů můžeme provádět pouze s Vašim souhlasem. Zpracování těchto údajů nám pomáhá poskytovat Vám lepší služby, avšak bez Vašeho souhlasu jej provádět nebudeme. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat – například dopisem zaslaným na adresu našeho sídla nebo i e-mailem na adresu [•]. Pokud tak učiníte, Vaše údaje smažeme nebo anonymizujeme (ledaže bychom je museli dále zpracovávat pro účely plnění našich zákonných či smluvních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů). Odvoláním Vašeho souhlasu však není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním Vašeho souhlasu.

S Vašim souhlasem zpracováváme údaje zejména pro následující účely:

• údaje získané marketingovou činností: e-mailová obchodní sdělení zasílaná na základě výslovného souhlasu zákazníků, nikoli na základě oprávněného zájmu GEOSAN. Z odběru obchodních sdělení je možné se snadno odhlásit způsobem v něm uvedeným;
• zpracovávání cookies z našich webových stránek – v případě, že máte ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies a vyslovíte s jejich používáním na našich webových stránkách souhlas, zpracováváme o Vás záznamy chování ze souborů cookies umístěných na našich webových stránkách, a to pro účely zajištění lepšího provozu webových stránek a pro další účely popsány v článku 8 těchto zásad zpracování osobních údajů; zpracování údajů z cookies je možné kdykoli zamezit nastavením Vašeho webového prohlížeče.

3. Jak dlouho Vaše osobní údaje zpracováváme

Vaše osobní údaje zpracováváme vždy pouze po nezbytně nutnou dobu, tedy:

• pokud Vám poskytujeme služby, pak zpracováváme v databázi zákazníků Vaše základní osobní, identifikační, kontaktní údaje, údaje o službách a údaje z Vaší komunikace s námi po celou dobu existence smluvního vztahu a též po dobu uplynutí promlčecí lhůty, tj. zpravidla po dobu 3 let + 1 rok ode dne ukončení příslušného právního vztahu, tedy 4 roky od ukončení takového právního vztahu;
• v případě, že jste s námi jednali o uzavření smlouvy, avšak k uzavření nakonec nedošlo, pak zpracováváme Vaše osobní údaje ještě 3 roky od ukončení jednání s Vámi, abychom mohli případně navázat další spolupráci;
• osobní údaje, které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu (zejména pro marketingové účely) uchováváme po dobu 3 let nebo do odvolání takového souhlasu;
• Vaše osobní údaje vztahující se k Vašim případným neuhrazeným pohledávkám zpracováváme, dokud náš oprávněný nárok nezanikne nebo se nepromlčí;
• osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služeb, resp. pro splnění všech povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi Společností a Vámi jako zákazníkem či z obecně závazných právních předpisů, je Společnost povinna zpracovávat a uchovávat bez ohledu na udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi (např. vystavené a obdržené daňové doklady (faktury) archivujeme v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 10 let od jejich vystavení; z důvodu nutnosti doložit orgánům veřejné moci také právní důvod pro vystavení takových faktur archivujeme po dobu 10 let ode dne ukončení také příslušné smlouvy a další dokumenty rozhodné pro stanovení daně);
• Vaše identifikační údaje z průkazu totožnosti zpracováváme v souladu s ust. § 16 zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ve znění pozdějších předpisů, po dobu 10 let ode dne ukončení obchodního vztahu s Vámi;
• Dobu zpracování Vašich základních síťových identifikátorů a souborů cookies naleznete v článku 8 těchto zásad zpracování osobních údajů nebo v informacích v cookies liště.

4. Komu Vaše osobní údaje předáváme

Při plnění našich smluvních i zákonných povinností, při ochraně našich oprávněných zájmů i při další činnosti související se zpracováním Vašich údajů pravidelně využíváme odborných služeb jiných osob – našich dodavatelů.

Tyto třetí osoby jsou především v postavení zpracovatelů Vašich osobních údajů – výjimečně jsme společní správci. Na zpracování Vašich údajů se, dle okolností, mohou podílet osoby z následujících kategorií zpracovatelů:

• dceřiné a jinak propojené společnosti se společností a mateřskou skupinou GEOSAN;
• poskytovatelé právních, realitních a jiných služeb;
• orgány státního dozoru;
• nezávislí externí poradci vázaní mlčenlivostí;
• poskytovatelé realitního softwaru a provázaných služeb;
• marketingové a analytické společnosti např. pro zasílání obchodních sdělení (např. EcoMail, MailChimp nebo Smartemailing) a zpracování dat pro účely zlepšování našich webových stránek (např. Google Analytics, Google Tag Manager, Sklik.cz nebo Google Ads);
• dodavatelé poskytující nám účetní a daňové služby;
• dodavatelé a správci IT systémů a IT služeb.

Těmto zpracovatelům předáváme pro výše uvedené účely v nezbytném rozsahu Vaše osobní údaje. Zpracovatelé nejsou oprávněni použít osobní údaje pro své vlastní účely nebo v rozporu s našimi pokyny.

Každého zpracovatele pečlivě vybíráme, abychom zajistili, že Vaše osobní údaje budou u něho v bezpečí. S každým dalším zpracovatelem, kterému předáváme osobní údaje máme též uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů, která v souladu s GDPR obsahuje řadu povinností a záruk zpracovatele k zajištění správného zpracování Vašich osobních údajů. V případě, že by ani náš zpracovatel nedokázal zajistit zpracování pro daný účel sám, a musel by tak Vaše údaje předávat dalšímu zpracovateli, jsou naši zpracovatelé zavázáni zajistit pro Vaše osobní údaje stejnou míru ochrany. Seznam třetích stran v postavení zpracovatelů Vašich osobních údajů Vám poskytneme na žádost.

Osobní údaje pro nás takto zpracovávají jak osoby se sídlem v České republice, tak se sídlem v jiném členském státě Evropské unie. V současné době nedochází k předání Vašich osobních údajů mimo území členských států Evropské unie, s výjimkou služeb třetích stran, kdy mohou být zpracovávány data mimo Evropskou unii. Pokud by se rozsah předání osobních údajů mimo Evropskou unii v budoucnu významně změnil, včas Vás o tom budeme informovat.

Vaše osobní údaje předáváme také orgánům veřejné moci, avšak pouze v případě, že k tomu jsme dle právních předpisů povinni.

Vezměte prosím na vědomí, že o službách Společnosti se můžete dozvědět i prostřednictvím služeb třetích stran, v takovém případě podléháte zásadám ochrany osobních údajů těchto služeb třetích stran (podle příslušných ustanovení), mimo jiné včetně:

• Meta Privacy Policy          https://www.facebook.com/privacy/policy/
• Instagram Data Policy     https://about.instagram.com/data-policy
• TikTok Privacy Policy       https://www.tiktok.com/legal/page/us/privacy-policy/en
• Google Privacy Policy       https://policies.google.com/privacy

5. Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečeny

Společnost je povinna technicky a organizačně zabezpečit ochranu zpracovávaných osobních údajů tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.

Společnost přijme taková technická a organizační opatření, která odpovídají míře rizika. Ochrana osobních údajů podléhá interním bezpečnostním předpisům Společnosti. K osobním údajům budou mít přístup pouze oprávněné osoby Společnosti, popř. osoby uvedené v článku 4 výše.

6. Odkud jsme Vaše osobní údaje získali

Většina osobních údajů, které zpracováváme, pochází přímo od Vás – tedy od subjektů osobních údajů ve smyslu GDPR.

V některých případech Vaše osobní údaje pro účely zpracování získáváme také z veřejně dostupných zdrojů nebo si je v těchto zdrojích ověřujeme, jedná se zejména o tyto veřejné zdroje a Vaše osobní údaje v nich obsažené:

• veřejné rejstříky a sbírky listin dle zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve znění pozdějších předpisů;
• insolvenční rejstřík dle zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů;
• živnostenský rejstřík dle zákona č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů;
• katastr nemovitostí dle zákona č. 256/2013 Sb., o katastru nemovitostí (katastrální zákon), ve znění pozdějších předpisů;
• evidence a seznam listin o manželském majetkovém režimu a rejstřík zástav dle zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů;
• centrální evidence exekucí dle zákona č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád), ve znění pozdějších předpisů; a
• registr plátců DPH dle zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.

7. Zvláštní postupy při zpracování Vašich osobních údajů

Při zpracování Vašich údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, profilování ani použití další neobvyklé technologie.

8. Cookies

Tento web používá soubory cookies, aby zlepšil vaše uživatelské prostředí, analyzoval návštěvnost webových stránek a personalizoval obsah a reklamy. Cookies jsou malé textové soubory ukládané do vašeho prohlížeče při návštěvě webových stránek, které umožňují webu zapamatovat si vaše akce a předvolby po určitou dobu.

Používáme čtyři typy cookies:

• nezbytné cookies, které jsou nezbytné pro správné fungování webu a nelze je vypnout;
• funkční cookies, které umožňují poskytovat vylepšené funkce a personalizaci na základě vašich preferencí;
• analytické cookies, které nám pomáhají sledovat a analyzovat chování uživatelů anonymně za účelem optimalizace webu; a
• marketingové cookies, které slouží k zobrazování reklam odpovídajících vašim zájmům.

Při první návštěvě se vám zobrazí upozornění na používání cookies (tzv. cookies lišta), kde si můžete vybrat, které kategorie chcete povolit, přičemž nezbytné cookies jsou uloženy automaticky bez ohledu na váš souhlas, zatímco funkční, analytické a marketingové cookies jsou uloženy pouze na základě Vašeho výslovného souhlasu.

Své preference můžete kdykoli změnit v nastavení prohlížeče, přičemž většina prohlížečů umožňuje cookies spravovat nebo zablokovat, ale vezměte na vědomí, že zablokování některých typů cookies může ovlivnit funkčnost tohoto webu.

9. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

V souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů Vám přísluší řada práv. Své žádosti v tomto ohledu můžete zasílat například na adresu našeho sídla nebo elektronicky na e-mailovou adresu [gdpr@geosan-development.cz]. Berte prosím na vědomí, že máme právo v souvislosti s těmito právy po Vás přiměřeně požadovat doložení Vaší totožnosti – vždy si musíme být jistí, že pokud Vám poskytujeme informace o osobních údajích, jde o údaje týkající se právě a jenom Vaší osoby.

9.1 Právo na přístup k Vašim osobním údajům

Dle článku 15 GDPR máte právo na přístup k osobním údajům, tedy oprávnění:

• získat od nás potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje;
• získat od nás informace o (i) účelech zpracování, (ii) kategoriích Vašich dotčených osobních údajů, (iii) příjemcích, kterým Vaše osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, (iv) plánované době po kterou budou Vaše osobní údaje uloženy, (v) existenci práva požadovat od nás opravu nebo výmaz osobních údajů, které se Vás týkají nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti takovému zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu (Úřadu pro ochranu osobních údajů), o veškerých dostupných informacích o zdroji Vašich osobních údajů, o skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při případném předání údajů mimo Evropskou unii;
• získat od nás bezplatně jednu kopii Vašich osobních údajů v případě, že tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

V případě, že by výkonem Vašeho práva na získání kopie osobních údajů mohlo ve vztahu k některým kategoriím osobních údajů dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, zpravidla nebudeme moci Vaší žádosti v rozsahu těchto kategorií údajů vyhovět.

9.2 Právo na opravu nepřesných či neúplných údajů

Dle článku 16 GDPR máte právo na opravu nepřesných osobních údajů a na doplnění neúplných osobních údajů, které o Vás zpracováváme. S ohledem na dostupné technické možnosti provedeme opravu bez zbytečného odkladu poté, co nás na nepřesnost či neúplnost upozorníte.

9.3 Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Dle článku 17 GDPR máte právo nás požádat o výmaz Vašich osobních údajů. Máme nastaveny pravidelné postupy pro zajištění anonymizace či výmaz osobních údajů pro případ, že již nejsou zapotřebí k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se přesto domníváte, že jsme některé Vaše osobní údaje včas nevymazali, můžete si o výmaz zažádat. Můžete tak učinit zejména v případě, kdy odvoláte Váš souhlas se zpracováním a tento souhlas byl jediným našim právním základem pro zpracování údajů. Žádosti o smazání údajů nebudeme muset vyhovět, pokud k dalšímu zpracování budeme mít oprávněný důvod (např. jiný titul než Váš souhlas), slučitelný s GDPR.

9.4 Právo na omezení zpracování

Dle článku 18 GDPR máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů, pokud budete popírat jejich přesnost, oprávněnost důvodů, na jejichž základě údaje zpracováváme, nebo pokud podáte námitku proti zpracování údajů.

9.5 Právo na informaci o příjemcích osobních údajů

Dle článku 19 GDPR máme povinnost v případě oprav, výmazu nebo omezení zpracování Vašich osobních údajů oznámit tuto skutečnost také všem příjemcům Vašich osobních údajů – tedy všem osobám, kterým jsme Vaše osobní údaje zpřístupnili. V souvislosti s tím máte právo po nás požadovat informaci o těchto příjemcích.

9.6 Právo na přenositelnost osobních údajů

Dle článku 20 GDPR máte právo vyžádat si od nás Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli v souvislosti se smlouvou nebo na základě Vašeho souhlasu a které se zpracovávají automatizovaně. Údaje Vám pak poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Dále máte také právo žádat nás o předání těchto údajů jinému správci. Této žádosti nebude moci vyhovět, pokud by výkonem Vašeho práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob.

9.7 Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Dle článku 21 GDPR máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které je prováděno na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud neprokážeme, že skutečně máme závažný oprávněný důvod pro zpracování Vašich osobních údajů, který převazuje nad Vašimi právy a svobodami, pak zpracování Vašich údajů bez zbytečného odkladu ukončíme.

9.8 Právo nebýt subjektem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování

Dle článku 22 GDPR máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotklo. V této souvislosti Vás informujeme, že neprovádíme žádné automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky nebo obdobnými důsledky pro Vás. Pokud byste se přesto domnívali, že tímto způsobem Vaše osobní údaje zpracováváme, informujte nás o tom.

9.9 Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Pokud se budete domnívat, že zpracováním Vašich údajů z naší strany bylo porušeno GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (https://uoou.gov.cz/).

9.10 Právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat

Máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat, je-li zpracování osobních údajů založeno právě na něm.